Alytus

SKYRIAUS TIKSLAS, UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

7. Skyriaus tikslas yra organizuoti administracinių paslaugų teikimą ir asmenų aptarnavimą, užtikrinti efektyvų savivaldybės dokumentų valdymą, savivaldybės ir likviduotų įmonių archyvinių dokumentų tvarkymą ir saugojimą, administruoti vadovų skirtų užduočių atlikimo kontrolę.

8. Svarbiausi skyriaus uždaviniai yra šie:

8.1. organizuoti asmenų aptarnavimą vieno langelio principu, administracinių paslaugų teikimą ir valdymą;

8.2. įstaigos veiklos dokumentus tvarkyti ir įtraukti į apskaitą taip, kad būtų užtikrintas priėjimas prie visų įstaigos turimų dokumentų;

8.3. išsaugoti dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių asmenų prievolės ir teisėti interesai;

8.4. atlikti valstybės perduotą savivaldybei priskirtų archyvinių dokumentų tvarkymo funkciją;

8.5. padėti organizuoti administracijos vadovų darbą ir administruoti jų skirtų užduočių atlikimo kontrolę.

9. Siekdamas nustatyto tikslo ir įgyvendindamas jam nustatytus uždavinius, skyrius atlieka šias funkcijas:

9.1. aptarnauja asmenis vieno langelio principu ir teikia administracines paslaugas pagal skyriaus kompetenciją;

9.2. administruoja savivaldybės administracijos teikiamų administracinių paslaugų procesą, inicijuoja naujų administracinių paslaugų aprašymų rengimą;

9.3. atlieka asmenų aptarnavimo ir  jų prašymų nagrinėjimo kokybės analizę ir apie tai informuoja administracijos vadovus, teikia pasiūlymus dėl asmenų aptarnavimo tobulinimo;

9.4. išduoda leidimus laidoti Alytaus miesto savivaldybės kapinėse;

9.5. organizuoja administracijos dokumentų valdymo procesus, konsultuoja  tarnautojus dokumentų rengimo ir valdymo klausimais;

9.6. rengia įstaigos Dokumentacijos planą ir Registrų sąrašą, kontroliuoja, kaip jų laikomasi, rengia laikinai ir ilgai saugomų bylų apyrašus;

9.7. rengia sutarčių, įsakymų, tarybos sprendimų, mero potvarkių ir kitų dokumentų projektus skyriaus kompetencijai priskirtais klausimais;

9.8. registruoja administracijos direktoriaus įsakymais tvirtinamų norminių teisės aktų projektus Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos Teisės aktų informacinėje sistemoje, direktoriaus įsakymais patvirtintus norminius teisės aktus teikia registruoti Teisės aktų registre;

9.9. skelbia viešo pobūdžio administracijos teisės aktus savivaldybės teisės aktų paieškos sistemoje;

9.10. priima ir nustatyta tvarka užregistruoja dokumentus, perduoda juos pagal kompetenciją savivaldybės ar  administracijos vadovams, struktūriniams padaliniams ar  į struktūrinius padalinius neįnantiems valstybės tarnautojams;

9.11. registruoja siunčiamąją korespondenciją, įteikia ar išsiunčia asmenims dokumentus, priima ir siunčia dokumentus faksu, administruoja oficialiąją administracijos elektroninio pašto dėžutę info@alytus.lt;

 9.12. priima administracijos struktūrinių padalinių ir likviduotų įmonių dokumentus toliau saugoti Alytaus miesto savivaldybės archyve, tikrina kaip jie sutvarkyti, užtikrina tinkamą archyvinių dokumentų saugojimą ir naudojimą;

9.13. konsultuoja administracijos struktūrinių padalinių, savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įstaigų ir likviduojamų įmonių darbuotojus, rengiančius dokumentus perduoti į savivaldybės archyvą, teikia jiems metodinę pagalbą;

 9.14. išduoda asmenims savivaldybės archyve esančių dokumentų išrašus, nuorašus ir kopijas, tvirtina savivaldybės parengtų ir jos oficialiai gautų dokumentų kopijų, išrašų ir nuorašų tikrumą;

 9.15. rengia dokumentų bylų perdavimo valstybiniam saugojimui, nurašymo, sunaikinimo aktus, atlieka likviduotų įmonių dokumentų vertės ekspertizę;

 9.16. derina pavaldžių įstaigų dokumentacijos planus, bylų apyrašus, konsultuoja  įstaigų darbuotojus dokumentų tvarkymo klausimais;

9.17. padeda planuoti administracijos direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojų darbą, informuoja administracijos ir kitų institucijų darbuotojus apie rengiamus posėdžius, pasitarimus;

 9.18. teikia savivaldybės vadovams reikalingą informaciją, duomenis ir dokumentaciją, gautus iš administracijos struktūrinių padalinių ir vykdytojų, organizuoja reikalingos informacijos rengimą;

9.19. organizuoja administracijos direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojų skirtų užduočių vykdymo kontrolę;

9.20. pagal kompetenciją nagrinėja asmenų prašymus, pareiškimus ir skundus, administracijos struktūrinių padalinių ir savivaldybės kontroliuojamų įmonių, savivaldybės institucijų bei įstaigų  paklausimus ir rengia jiems atsakymus, konsultuoja juos dėl atsakymų rengimo pagal savo kompetenciją;

9.21. inicijuoja, dalyvauja ir vykdo viešuosius pirkimus pagal skyriaus kompetenciją;

9.22. inicijuoja ir dalyvauja rengiant investicinius projektus pagal skyriaus kompetenciją;

9.23. skiria atstovus dalyvauti darbo grupėse ir komisijose, sudaromose konkrečioms užduotims atlikti;

9.24. saugo  administracijos antspaudus su Alytaus miesto savivaldybės herbu ir užtikrina, kad jie būtų naudojami savivaldybės administracijos reglamente nustatyta tvarka;

9.25. analizuoja savivaldybės administracijos teikiamų paslaugų procesus bei teikia siūlymus dėl jų tobulinimo;

9.26. atlieka kitas įstatymais, kitais teisės aktais, savivaldybės tarybos sprendimais, mero potvarkiais, administracijos direktoriaus įsakymais pavestas funkcijas.